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sábado, 30 de agosto de 2014

Simple tip: como crear una conexión bi-direccional entre Excel 2013 y una lista de Sharepoint 2013 on-premise

Descargar el siguiente add-in desde http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=9345 (funciona para Excel 2007, 2010, 2013)

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Una vez descargado, doble click sobr el archivo SyncronizeWSSandExcel.xlam

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Habilitamos la macro y creamos una tabla de Excel.

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Importante seleccionar “My table has headers”

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Nos posicionamos sobre la tabla, y presionamos “Publish and allow Sync”

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Ponemos la dirección del sitio, y el nombre de la lista que se creará

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Ponemos nuestras credenciales.

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Una vez que ponemos nuestras credenciales, vamos al sitio y vemos que se creó nuestra lista (ExcelImport).

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Que pasa si cambiamos un valor y queremos sincronizar

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Para ello deberemos hacer click derecho, elegir “Table”

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Seleccionamos “Syncronize with Sharepoint”, y automaticamente sincronizó, pero además nos trajo más datos.

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Guardamos el archivo con formato XLS (no soporta xlsx).

Lo abrimos de nuevo, y nos preguntará si queremos habilitar las conexiones externas.

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Al tratar de sincronizar de nuevo, nos pedirá de nuevo las credenciales.

Qué pasa si cambiamos el tipo de nuestras columnas en Sharepoint (hay algunas que no están soportadas), pero voy a hacer un cambio simple.

Voy a pasar “Descripcion” a multiple line of text

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Me siguió funcionando.

Y si ahora le agrego algo de estilo a la celda? Pum!! mensaje avisando que esta columna es de sólo lectura y no puede modificarse.

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Algunas limitaciones:

  • Para que quede la sincronización, el excel debe guardarse con Excel 97-2003 (xls)
  • Las columnas Multiline, Person/Group Column, Managed Metadata, Lookup no pueden crearse mediante este método

Simple tip: qué son los archivos PSCDiagnostics y Upgrades Logs?

Los archivos PSCDiagnostics son los logs que se generan después de realizar alguna configuración sobre la granja de Sharepoint. Cada vez que abres la página del Central Administration se genera un nuevo archivo PSCDiagnostics. Estos archivos se generan en el mismo directorio de los trace logs (ULS logs).

Tienen el siguiente formato: PSCDiagnostics_MM_DD_YYYY_HH_MM_SS_SSS_randomnumber.log

Ejemplo:

PSCDiagnostics_8_30_2014_10_35_20_548_2921718791.log

Además estos logs son usados y analizados durante la instalación, patching, upgrades y ejecución del Sharepoint Configuration Wizard.

Cuando realizas upgrades especificamente de tu plataforma también te aparecerán los logs de upgrade, estos tienen el formato

Upgrade-DATE[YYYYMMDD]-TIME[HHMMSS-SSS].log

En el caso que el upgrade haya generado algún error, también te aparecerá otro tipo de archivo, el cual tiene el formato

Upgrade-DATE[YYYYMMDD]-TIME[HHMMSS-SSS]-error.logs

Ejemplos

Upgrade-20140825-103021-151.log

Upgrade-20140825-103021-151-error.log

 

La locación por default de estos logs son:

En SharePoint 2007: C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\12\LOGS

En SharePoint 2010: C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\14\LOGS

En SharePoint 2013: C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\15\LOGS

sábado, 3 de agosto de 2013

No se ve el icono de Access Request Settings Sharepoint 2013 (missing access request Settings icon)

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En el caso que no puedas ver el icono de  “Access request Settings”, es porque no tenés configurado un smtp (outgoing e-mail)

Ingresa al central administration
Click on Outgoing Email settings.

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Otro indicio que no tienes configurado el smtp es que no puedes compartir contenido.

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viernes, 2 de agosto de 2013

Problemas con contadores de performance (Performance counter)

Esta semana tuve que resolver un problema de alto consumo de CPU y RAM de los procesos de Sharepoint, ej: owstimer y w3wp.

El CPU variaba entre 25% a 100 % continuamente, ocasionando que nos lance el siguiente error al ingresar: HTTP Error 503. The services is unavailable

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Despúes de hacer un iisreset, y reiniciar el owstimer, volvia a la normalidad, pero por un tiempo, ya que volvía a consumir cpu y ram casi al 100%.

Revisando los logs veo que hay algún problema con los contadores del sistema, ya que no podía crear contadores: Unable to create system performance counter

PDH failure on counter \NOMBRESERVIDOR\ASP.NET\\Requests Current with error Unknown error (0xc0000bbc)

Performance Counter OS (pdh) call failed with error code PDH_INVALID_HANDLE.

Unable to create system performance counter NOMBRESERVIDOR\Memory\Available Mbytes\.  The following exception was thrown: System.ComponentModel.Win32Exception: Unknown error (0xc0000bbc)   
at Microsoft.SharePoint.Win32.SPPdh.CheckReturnValue(PDH_STATUS status, Boolean throwOnError)   
at Microsoft.SharePoint.Utilities.SPPerformanceCounter.NextValue(Int32 retry, Int32 retryInterval)   
at Microsoft.SharePoint.Utilities.SPPerformanceCounterMonitorInternal.UpdateValue()   
at Microsoft.SharePoint.Utilities.SPPerformanceCounterMonitorInternal.Create(String computer, String category, String counter, String instance)

Entonces lo primero que hice es revisar si estos contadores estaban en el performance monitor, al ingresar me lanzó el siguiente error.

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Revisando más en detalle con Process Monitor, veo que w3wp y owstimer está continuamente consultando por el archivo perfc409.dat

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Este archivo es uno de la base de contadores del sistema. Puede haber varios archivos de este estilo perfcNNN.dat, perfdNNN.dat, perfhNNN.dat, y perfiNNN.dat. donde NNN representa el lenguaje del archivo (Ej perfc409.dat o perfc409.dat)

Perfc y perfd ​​contienen los nombres para mostrar de un grupo de contadores, perfh y perfi contienen las descripciones correspondientes. Perfc, perfd, perfh y perfi inicialmente son idénticos, durante la configuración de Windows, perfc y perfh se actualizan cotinuamente. Perfd y perfi se utilizan para el servicio, por lo que cuando se instala un nuevo paquete de servicio, los contadores de bases de perfc y perfh se sustituyen con la información en el perfd ​​actualizada y perfi.

Soluciones probadas

  1. Reconstruir manualmente los contadores del sistema mediante el siguiente KB http://support.microsoft.com/kb/300956/es y el comando Lodctr.exe /R
  2. Reconstruir los contadores mediante LodCtr.exe /R:PerfStringBackup.INI, donde PerfStringBackup.ini. Ver el siguiente artículo: http://blogs.technet.com/b/yongrhee/archive/2009/10/06/how-to-rebuild-performance-counters-on-windows-vista-server2008-7-server2008r2.aspx
  3. Copiar los archivos perfcNNN.dat, perfdNNN.dat, perfhNNN.dat, y perfiNNN.dat de otro servidor que esté funcionando OK, y renombrarlos a los que busca el sistema. Ejecutar de nuevo Lodctr.exe /R.
  4. Revisar group policies (Replace a process level token, Logon as a service, Impersonate a client after authentication, Adjust memory quotas for a process)
  5. Revisar permisos. Agregar los usuarios de los application pools usados por w3wp y el usuario de farm (seteado para owstimer.exe en services.msc). Agregarlos a los grupos Administrators (temporalmente),Performance Monitor Users, Performance Logs Users.

Ninguna de las soluciones previas funcionó, por lo que seguí revisando con process monitor,y me encontré que los procesos llamaban continuamente al la siguiente clave de registro.

HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Windows NT\CurrentVersion\Perflib\Disable Performance Counters

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Veo que tiene el valor 1, que significa en este caso que están deshabilitados la creación de contadores.

La solución final fue cambiarlo a 0, y reiniciar el server. Después del reinicio todo volvió a la normalidad.

domingo, 21 de julio de 2013

Tips info #14 Sharepoint 2013

1-Tabla de Decisión (Farm Solution | Sandboxed Solution | Apps for Sharepoint 2013)

 
SharePoint Farm Solution
Sandboxed Solution
Apps for SharePoint
Definición
Son soluciones de full trust. Se utilizan para mejorar o agregar features a Sharepoint.
Sandbox solutions son similares a Farm Solution con capacidades limitadas. Suelen llamarse partial trust solution.
Apps For SharePoint son stand-alone applications que provee información o funcionalidad específica a un site.
Hosting
SharePoint Farm solutions son hosteadas dentro de la granja de SharePoint, son ejecutadas por el worker process
(w3wp.exe).
Sandbox solutions
son hosteadas dentro de la granja de SharePoint,
pero son ejecutadas dentro de un sandbox worker process (SPUCWorkerProcess.exe).
Apps corren fuera del servidor de Sharepoint, el código se ejecutra dentro del contexto del cliente u en otro servidor que NO ejecuta Sharepoint (Ej: web site en Azure)
Deployment
Requieren de un Farm Administrator para deployarlas y la mayoría de las veces requiere realizar un iisreset.
Requieren de un site collection administrator . No afecta a la granja, puede causar problemas inesperados en el site collection donde se deploya.
Las apps son subidas al SharePoint app store o en un catalogo privado de Sharepoint On-premise. Puede ocasionar problemas en los clientes que la utilizan.Ej: error de javascript
Scope
Farm solutions pueden instalarse en cualquier scope: Farm, Web App, Site Collection, Site level.
Sandbox solution están limitadas al Site Collections donde se activan
Apps son instaladas en un SharePoint site/web o en un Tenancy Scope.
Locación de los archivos físicos
El contenido de la farm solution se guarda en la base de configuración de Sharepoint y en el file system en el caso que requiera deployar files (Ej: Application Pages)
Las Sandboxed solutions son almacenadas en la base de contenido donde está el site collection
Pueden residir en múltiples lugares:
Externamente: cloud services, IIS externo, etc.
En SharePoint: SharePoint components, tales como list templates, modules, workflows, site pages, Web Parts, ycustom content types, son guardados dentro de la base de contenido de SharePoint.
Opciones de código
En Farm Solutions puede ser usado Server side object model, el acceso es irrestricto.
En Sandbox Solutions puede ser usado un restringida API de Server side object model. La solución puede sólo acceder al contenido del site collection donde se deployó.
Podrá utilizar client object model, Silverlight o JavaScript Client Object model code, REST endpoints & Mobile client object model.

2-Ver la versión de build de Sharepoint por URL

Ver la versión de Sharepoint: htt://urlWebApplication/_vti_pvt/services.cnf

Ver la versión de build completa: http://urlWebApplication/_vti_pvt/buildversion.cnf

3-“The item and all items under it will not be crawled because the owner has set the NoCrawl flag to prevent it from being searchable”

Cuando realizo una búsqueda de un usuario en un Search Center, no obtengo resultados de su MySite. Al revisar el log verás el siguiente mensaje, donde indica que no se pudo indexar porque tiene el flag NoCrawl.

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Para solucionarlo, ingresa a Site Settings, y ingresa a la sección “Search and offline availability”

MySitesNoCrawl2

Marca la opción “Yes”. La próxima vez que se realice un crawl aparece el sitio MySites del usuario.

MySitesNoCrawl3 

4-Claims Authentication: propiedades LogonTokenCacheExpirationWindow y WindowsTokenLifetime

En Sharepoint 2013, la autenticación mediante claims es la default, a diferencia de 2010.

Cada item de seguridad (Ej: un Grupo de AD) son convertidos a claims y se empaquetan dentro de un token de seguridad (gracias al servicio STS – Security Token Service).

El tiempo de vida de este token de seguridad está definido en la propiedad WindowsTokenLifetime del SecurityTokenServiceConfig (el valor default es de 10 horas).

La propiedad LogonTokenCacheExpirationWindow (10 minutos por default) del SecurityTokenServiceConfig controla cuando Sharepoint considerará que el token de seguridad ha expirado y le preguntará al usuario que re-autentifique de nuevo para obtener un nuevo token. Sharepoint chequea si el token está expirado cada vez que se inicia un nuevo request.

Ej, si el WindowsTokenLifetime = 10 minutos y LogonTokenCacheExpirationWindow = 2 minutos

Esto significa que después de 11 minutos de haberme autenticado en el sitio, Sharepoint preguntará las credencias al usuario (lo realiza de forma automática el navegador mediante una negociación).Un error que suele presentarse es “The context has expired and can no longer be used”

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Mi recomendación de las propiedades es la siguiente:

$sts = Get-SPSecurityTokenServiceConfig
$sts.FormsTokenLifetime = (New-TimeSpan -minutes 10)
$sts.WindowsTokenLifetime = (New-TimeSpan -minutes 10)
$sts.LogonTokenCacheExpirationWindow = (New-TimeSpan -minutes 2)
$sts.Update()
iisreset

Errores comunes que se presentan:

  • No se ve reflejado cambios de seguridad en el sitio, Ej: agrego un usuario a un grupo de Sharepoint y el usuario no puede ingresar . Access denied.
  • No se ve reflejado cambios de seguridad que se realizaron en el AD (AD security groups)

Importante: asegurate que LogonTokenCacheExpirationWindow sea menor que WindowsTokenLifeTime, en caso contrario tendrás problema de performance.

Para mayor información: http://blogs.technet.com/b/speschka/archive/2010/08/09/setting-the-login-token-expiration-correctly-for-sharepoint-2010-saml-claims-users.aspx

5-Ver los field de una lista o libreria mediante REST

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Se puede usar REST para obtener información de los campos (fields), sólo se deberá agregar lo siguiente a la url del site: _api/web/lists/GetByTitle(NombreLibreria)/Fields

Ej:

https://urlSharepoint/sites/contoso/News/_api/web/lists/GetByTitle('Documents')/Fields

Si lo abres con IE, haz click derecho sobre la página, y elige ViewSources.

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Ej: Scheduling Start Date

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domingo, 31 de marzo de 2013

Tips info #12 Sharepoint 2013

1-Algunos Delegates controls

Puede encontrar más delegates controls en el siguiente link: http://todosharepoint.blogspot.com.ar/search/label/Delegate%20Controls

GlobalNavigation

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GlobalSiteLink3

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PublishingConsole

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SmallSearchInputBox

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2-Chart web part se discontinuo en Sharepoint 2013

http://office.microsoft.com/en-us/sharepoint-help/discontinued-features-and-modified-functionality-in-microsoft-sharepoint-2013-HA102892827.aspx#_Toc349821254

3-Detener for completo la granja de Sharepoint 2013

En el caso que necesitemos mover nuestras bases de datos a otros servidores, deberemos detener todos los servicios de Sharepoint, es decir detener por completo la granja.

Para ello se deberá detener los siguientes servicios en cada servidor de la granja:

SharePoint 2013 Administration
SharePoint 2013 Timer
SharePoint 2013 Tracing
SharePoint 2013 User Code Host
SharePoint 2013 VSS Writer
World Wide Web Publishing Service
SharePoint Server Search

Y a continuación has un iisreset /stop

4-Al hacer click en la página Job Definitions me lanza un error de “Object reference not set to an instance of an object”

Este error se debe a que un job no tiene un nombre o descripción, que provoca un valor nulled en la llamada a la página.

Para revisar cual es el job que está teniendo problemas, ejecute el siguiente comando de powershell:

Get-SPTimerJob >C:\temp\allJobs.txt | Format-Wide

Una vez que identificó el job que no tiene una descripción o un nombre, copie su GUID y ejecute lo siguiente (reemplace GUID_delJob con el GUID que obtuvo anteriormente.)

$job = Get-SPTimerJob GUID_delJob

$job.Delete()

5-Agregar un Shortcut (acceso directo) a una librería en Sharepoint 2013

Al hacer click en “Add to Sharepoint Sites” nos aparecerá en nuestra carpeta de favoritos de Windows una carpeta llamada “Sharepoint Sites”

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martes, 26 de marzo de 2013

Tips info #11 Sharepoint 2013

1-The Guest Link

Sharepoint 2013 permite compartir links con usuarios externos, los cuales no tienen una cuenta de usuario. No son requeridas licencias especiales para compartir documentos.

En la pantalla de Shared, desmarca la opción “Requiere sign-in”.

Share Document 1

Al usuario le llegará un mail, y deberá hacer click en “guest link”

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Al abrir el documento, le aparece en la leyenda de usuario “Guest Reader”

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2-Tips para el search de Sharepoint 2013

  • Puedes usar operadores booleanos: AND, OR, NOT. Ej: “oferta” AND “nombre cliente”
  • Puedes usar Wildcargds (*): Proyecto* , la búsqueda retornará todos los items que comienzan con “¨Proyecto”
  • Usar doble comillas: al usar doble comillas se tratará de buscar la frase exacta.
  • Shortcuts para tipos específicos:
    • Slide or slides: sólo se mostrarán presentaciones de powerpoint
    • Doc: sólo se mostrarán documentos de word
    • Video: sólo se mostrará videos
    • Site: sólo se mostrará sitios
    • Blog or blogs: sólo se mostrará items de blogs
    • Post: sólo se mostrará actividades de newsfeeds
    • Conversation: sólo se mostrará items de foros. Ej: Conversation AND “tema 1”
  • Usar managed metadata default o custom, o cómo se llama en Sharepoint 2013 –> Keyword Query language Ej: Author:Christian, o Title: documento, Created >01/01/2013, Modified>01/01/2013. Más información: http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ee558911.aspx

3-Delegate Control: GlobalSiteLink0

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Este control es usado por Sharepoint para agregar el Menú de variations. Si tienes múltiples lenguajes habilitados en el site, nos permitirá este menú elegir el mismo.

La característica que publica este control está en: \14\TEMPLATE\FEATURES\Publishing\VariationsFlagControl.xml. Este xml apunta a la página VariationsLabelMenu.ascx

<!-- _lcid="1033" _version="15.0.4420.1017" _dal="1" -->
<!-- _LocalBinding -->
<Elements xmlns="http://schemas.microsoft.com/sharepoint/">
  <Control
    Sequence="50"
    Id="GlobalSiteLink0"
    ControlSrc="~/_controltemplates/VariationsLabelMenu.ascx">
  </Control>
  <Control

……

4-Habilitar Task Managment para MySite en Sharepoint 2013

SharePoint 2013 MySite

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  1. Configura Search Service Application
  2. Configura User Profile Service Application
  3. Configura My Site Host.
  4. Configura el Work Management Service application
  5. Verifica que el Work Management Service esté iniciado (CA –> System Settings –> Manage Services)
  6. Crea un site de proyecto en tu site collection (no importa la ubicación dentro de la granja) y asigna una tarea a vos. 
  7. Ejecuta un incremental Crawl.

Una vez que haya finalizado el crawl, al hace click en Task en MySite te aparecerá la tarea asociada a vos.

5-Windows Explorer view en Sharepoint 2013 

En Sharepoint 2013 la carga masiva (upload multiple) ha sido deprecada. Para subir varios archivos a la vez se deberá usar la explorer view.

Elegir “Upload files using Windows Explorer instead”

Se le abrirá un explorador de window, donde podrá subir documentos.

En el caso que lance un error cómo el siguiente:

Revise que el servicio de WebClient esté iniciado en su máquina (services.msc).

A continuación todos los post sobre upload multiple y explorer view.

http://todosharepoint.blogspot.com.ar/search/label/Vista%20en%20Explorador

http://todosharepoint.blogspot.com.ar/search/label/WebClient

http://todosharepoint.blogspot.com.ar/search/label/WebDAV

martes, 5 de marzo de 2013

Tips Info #10 - Sharepoint 2013

1-Query Spelling correction (Did you mean?) en el search de Sharepoint 2013

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Sharepoint 2013 conoce dos tipos de diccionarios de query spelling sugestion: dinámico y estático. El diccionario dinámico es mantenido por Sharepoint basado en el indice de search del contenido. Mientras el diccionario estático, es mantenido por el administrador de la granja o del servicio de metadata. Por default Sharepoint usa el diccionario dinámico.

Para que un término se incluya en el diccionario de correcciones de sugerencias, debe estar incluido en al menos 50 documentos.

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Para el diccionario estático SharePoint 2013 usa dos Global Term Sets llamados Query Spelling Exclusions y Query Spelling Inclusions para definir el query spelling suggestions. Ambos Term Sets son ignorados por el módo dinámico, si deseas setear que el servicio de search use el módo estático, se puede realizar mediante PowerShell

$ssa = Get-SPEnterpriseSearchServiceApplication
Set-SPEnterpriseSearchQuerySpellingCorrection -SearchApplication $ssa -SpellingDictionary Static

Este comando permitirá usar el diccionario estático en vez del dinámico.

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Más información: http://technet.microsoft.com/en-us/library/jj591607.aspx

2-Cambios de licencia en Sharepoint 2013

Las versiones anteriores de Sharepoint requerían que la organización entera tenga una CAL (Client Access Licences) Enterprise o Standart. Es decir todo o nada. Una de las áreas que impactaba este método, es el área de BI.

Ahora con 2013, hay un mix de tipos de licencia (Standard, Enterprise, Project, y Office Web App Edit licenses) dentro del mismo site collection.

Usando PowerShell, las personas en grupos de AD pueden ser asignadas a diferentes tipos de licencia. Esto afecta a la funcionalidad que los usuarios pueden ver dentro de un site. Los cambios de licencia pueden ser hechos on the fly, sin logging out y logging in. Este cambio permite a una compañia iniciar con una licencia Standart, y a futuro ir haciendo el upgrade a licencias Enterprise un usuario a la vez o vía un departamento de la empresa.

Para mayor información: http://www.degdigital.com/blog/big-changes-in-sharepoint-2013-licensing-for-portal-clients/

3-Agregar el web part MyTask fuera de MySite

Este web part existe por default en MySite, para poder utilizarlo fuera de Mysite hay que activar la feature llamada “My Task Dashboard”. Esta una feature oculta con alcance a nivel de web, el ID de la misma es: 89D1184C-8191-4303-A430-7A24291531C9

Enable-SPFeature -identity 89D1184C-8191-4303-A430-7A24291531C9 -URL http://url_web_site

4-Sharepoint 2013 tiene soporte nativo para la búsqueda de pdf

NO será necesario instalar ningún IFilter de pdf.

5-Cambiar intervalo de continuos crawl para Sharepoint 2013

$ssa = Get-SPEnterpriseSearchServiceApplication
$ssa.SetProperty("ContinuousCrawlInterval", 10)

El script anterior setea el continuos crawl a ejecutarse cada 10 minutos.